Delegacje krajowe
Procedura wyjazdu krajowego zgodnie z zarządzeniem Rektora UMK nr 90 z 30 kwietnia 2020 r., zarządzeniem Rektora UMK nr 226 z 16 listopada 2021 r. oraz zarządzeniem Rektora UMK nr 9 z 16 stycznia 2023 r.
Pracownicy odbywają podróże służbowe na polecenie przełożonego, który jest jednocześnie dysponentem środków finansowych lub na polecenie dysponenta środków finansowych (np. kierownika projektu) po uzyskaniu zgody przełożonego służbowego (dziekana). Zlecający określa cel i warunki podróży (m.in. środek lokomocji).
Polecenie wyjazdu może nastąpić na wniosek pracownika, złożony co najmniej 3 dni robocze (w przypadku wymaganych przedpłat 5 dni) przed planowanym terminem wyjazdu lub z inicjatywy zlecającego.
Wzór polecenia wyjazdu służbowego
Pracownik jest bezwzględnie zobowiązany do złożenia zapotrzebowania (rezerwacji środków) w systemie XPRIMER. Skan zaakceptowanego polecenia wyjazdu służbowego stanowi załącznik do zapotrzebowania. Zapotrzebowanie w systemie XPrimer może założyć dysponent środków lub pracownik administracji (dziekanatu). Jako “Odbiorcę” w zapotrzebowaniu należy wskazać nazwisko i imię Wyjeżdżającego, a jako “Jednostkę realizującą” należy wskazać Dziekanat WNH. Brak zapotrzebowania skutkuje brakiem możliwości rozliczenia wyjazdu i zwrotu kosztów.
Pracownik nie jest zobowiązany do uzyskiwania na formularzu polecenia wyjazdu służbowego potwierdzenia z miejsca pobytu.
Koszty noclegu:
Pracownikowi z tytułu podróży służbowej przysługuje zwrot kosztów noclegów na podstawie wystawionych na pracownika (opcja preferowana) lub Uniwersytet (w wypadku przedpłaty) faktur VAT lub rachunków za usługę hotelarską, z których będzie wynikała kwota do zwrotu. Jeżeli pracownik nie przedstawi dokumentów, o których mowa w ust. 1 i nie zapewniono mu bezpłatnych noclegów, przysługuje mu zwrot ryczałtowy tych kosztów w wysokości 150% kwoty diety za każdy nocleg.
Diety:
Pracownikowi za czas podróży służbowej liczonej od momentu jej rozpoczęcia (wyjazdu) do momentu jej zakończenia (przyjazdu) po wykonaniu zadania przysługuje należność z tytułu diet. Czas podróży służbowej rozpoczyna się od czasu planowanego odjazdu wyznaczonego środka transportu, a kończy się w momencie przyjazdu wyznaczonego środka transportu na miejsce zakończenia podróży służbowej.
- Dieta – 45,00 zł /doba
- Ryczałt za nocleg (150% diety) – 67,50 zł / noc
- Ryczałt na dojazdy (20% diety) – 9,00 zł /dzień
Jeżeli podróż trwa nie dłużej niż dobę i wynosi:
- mniej niż 8 godzin – dieta nie przysługuje,
- od 8 do 12 godzin – przysługuje 50% diety,
- ponad 12 godzin – przysługuje dieta w pełnej wysokości;
Jeżeli podróż trwa dłużej niż dobę, za każdą dobę przysługuje dieta w pełnej wysokości, a za niepełną, ale rozpoczętą dobę:
- do 8 godzin – przysługuje 50% diety,
- ponad 8 godzin – przysługuje dieta w pełnej wysokości.
Kwotę diety zmniejsza się o koszt zapewnionego bezpłatnego wyżywienia, przyjmując, że każdy posiłek stanowi odpowiednio:
- śniadanie – 25% diety;
- obiad – 50% diety;
- kolacja – 25% diety.
W przypadku korzystania przez pracownika z usługi hotelarskiej, w ramach której zapewniono wyżywienie, kwotę diety pomniejsza się odpowiednio.
Jeżeli w ramach wcześniej dokonanej opłaty za udział w konferencji, seminarium, szkoleniu itp., zostały pokryte koszty noclegów i wyżywienia, pracownik ma obowiązek zamieścić na druku polecenia wyjazdu służbowego informację o tym fakcie.
Koszty przejazdu:
W przypadku podróży środkami komunikacji zbiorowej (pociąg, autobus) rozliczenie kosztów transportu następuje na podstawie biletów lub faktury VAT wystawionej na pracownika lub Uniwersytet.
W przypadku uzasadnienia ekonomicznego (niższy koszt podróży), skrócenia czasu podróży lub braku połączeń komunikacją zbiorową możliwe jest używanie przez pracownika samochodu prywatnego do celów służbowych.
Korzystanie z samochodu prywatnego jest możliwe po zawarciu umowy.
Pracownikowi przysługuje zwrot kosztów za przejazd w podróży w wysokości stanowiącej iloczyn przejechanych kilometrów, w liczbie nie większej niż wskazana w poleceniu wyjazdu służbowego, i stawki za jeden kilometr przebiegu, w wysokości wynikającej z rozporządzenia Ministra Infrastruktury z dnia 25 marca 2002 r. Obecnie maksymalna stawka dla samochodów o pojemności skokowej silnika powyżej 900 cm3 wynosi – 1,00 zł.
Rozliczenie:
Po powrocie z podróży służbowej pracownik niezwłocznie wypełnia dokument wyjazdu służbowego (polecenie wyjazdu), dołącza do niego dokumenty poświadczające poniesienie wydatków i przekazuje do odpowiedniego pracownika jednostki realizującej (dziekanat).
Pracownik jest zobowiązany rozliczyć koszty podróży służbowej w terminie 14 dni od dnia zakończenia podróży. Po tym czasie do druku polecenia wyjazdu służbowego powinno być dołączone pisemne uzasadnienie opóźnienia rozliczenia delegacji.
Podstawą zwrotu kosztów przejazdu samochodem prywatnym jest przedstawienie rozliczenia kosztów podróży i ewidencji przebiegu pojazdu potwierdzonej przez dysponenta środków i dziekana.
Podstawa prawna: